Arteco và câu chuyện là, nghề bằng tri thức, khoa học và công nghệ

Sau 9 năm học tập và công tác tại Pháp, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Hanh trở về Việt Nam và thành lập Công ty Cổ phần Tư vấn Kiến trúc, Kỹ thuật và Xây dựng Arteco. Anh có những chia sẻ về hành trình phát triển và bước chuyển mình cùng công nghệ của doanh nghiệp này.

Không có nhà quản trị nào bẩm sinh đã xuất chúng. Việc quản lý những dự án quy mô và phức tạp đòi hỏi mỗi người phải học hỏi từ những kiến thức cơ bản nhất: Quản lý dự án là gì? Có những phương pháp quản lý dự án nào? Đâu là một quy trình quản lý dự án hiệu quả? Các nhà quản trị cần lưu ý gì?

Để tìm ra đáp án cho các câu hỏi trên, hãy cùng AN ERP Blog tham khảo bài viết dưới đây.

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là quá trình nhà quản trị (người đứng đầu dự án) áp dụng các kỹ năng, công cụ và kiến thức để thực hiện các hoạt động trong một dự án, nhằm đạt được mục tiêu dự án đã đặt ra và đồng thời tối ưu được nguồn lực cần thiết.

Quy trình quản lý dự án được chia thành các hoạt động như xác định mục tiêu dự án cần đạt được, lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, cải tiến dự án, hạn chế rủi ro, và kết nối giữa các thành viên trong dự án. Để quản lý dự án hiệu quả nhất, bạn có thể tham khảo các phương pháp chuyên nghiệp và các phần mềm hỗ trợ hiện đại, sẽ được giới thiệu trong phần sau của bài viết này.

2. Quản lý dự án có ý nghĩa gì?

Quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc thành bại của một dự án.
Dẫn dắt dự án không chệch khỏi mục tiêu: Đầu tiên, quản lý dự án tốt giúp doanh nghiệp luôn luôn hướng tới đúng các mục tiêu đã đặt ra: dự án diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng cao, được tối ưu về mặt ngân sách,… Để đạt được kết quả trên, chắc chắn phải cần tới các kỹ năng và kiến thức chuyên môn của nhà quản trị, để điều phối dự án một cách toàn diện.

Lãnh đạo đội ngũ teamwork hiệu quả: Quản lý dự án bao gồm cả việc sắp xếp nhân sự, phân chia đầu mục công việc cho từng người theo khả năng, đồng thời tạo ra “sợi dây kết nối” để tất cả thành viên có sự thấu hiểu và phối hợp ăn ý với nhau. Cần lưu ý rằng một dự án có thể cần sử dụng tới cả nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nếu không có sự quản lý thống nhất, đó rất có thể sẽ chỉ là một tập hợp rời rạc, không có teamwork, và tất nhiên là không mang lại hiệu quả làm việc như mong đợi.

Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh: Quá trình thực thi dự án rất khó tránh khỏi các vấn đề phát sinh, có trường hợp không ảnh hưởng nhiều, nhưng cũng có những sự cố đe dọa nghiêm trọng tới lộ trình dự án. Chỉ khi có một nhà quản lý đứng đầu – có quyền lực và có khả năng ra quyết định thông minh, các vấn đề này mới được giải quyết nhanh chóng.

3. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Phương pháp quản lý dự án là một hệ thống các thông lệ, kỹ thuật, phương thức và luật lệ được xây dựng và áp dụng, nhằm hướng dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. Cần lưu ý rằng mỗi phương pháp sẽ có những đặc trưng riêng, ưu điểm và nhược điểm riêng. Hiểu và biết cách áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp tăng phần trăm thành công cho dự án của bạn.
6 phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay bao gồm: Agile, Waterfall, Lean, Scrum, Kanban, Six Sigma.

3.1 Agile – Dự án linh hoạt

Agile là một phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được thực hiện bằng cách sử dụng các bước lặp ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu của mô hình Agile là giúp rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm, đưa sản phẩm đến với tay khách hàng càng sớm càng tốt.

Ưu điểm nổi bật nhất của phương pháp này là giúp doanh nghiệp thay đổi dễ dàng, không cần trực tiếp nắm mọi thông tin ngay từ đầu, bàn giao công việc nhanh và lãng phí ít tài nguyên. Tuy nhiên, nó đòi hỏi các thành viên phải thực sự hiểu được phương pháp luận Agile, cũng như cam kết tích cực tham gia vào cải tiến liên tục.

Trước đây Agile vốn chỉ là phương pháp quản lý dự án dành riêng cho lĩnh vực phần mềm. Nhưng ngày nay, nó đã được mở rộng hơn để ứng dụng được vào rất nhiều ngành khác. Nói chung, Agile sẽ phù hợp nhất với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt, có mức độ phức tạp lớn hoặc không chắc chắn.

3.2 Waterfall – Mô hình thác nước

Waterfall có thể coi là phương pháp quản lý dự án đơn giản và dễ thực hiện nhất. Sau khi phạm vi dự án được xác định, các cá nhân hoặc nhóm thành viên sẽ được phân công công việc cụ thể, mỗi nhóm đảm nhiệm một bộ phận của dự án. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, các giai đoạn của dự án được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã được hoàn thành.

Phương pháp Waterfall phù hợp nhất để quản lý các dự án đã có kế hoạch, quy trình triển khai chặt chẽ và dự trù phát sinh ngay từ đầu, điển hình là trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp thiết bị. Nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt danh sách nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và dự đoán kết quả đạt được. Tuy nhiên, phương pháp truyền thống này có một nhược điểm rất lớn là khả năng thích ứng kém, rất khó để xử lý các vấn đề hoặc nhu cầu phát sinh.

Về khía cạnh giao tiếp và cộng tác, Base Wework đã phát triển đầy đủ tính năng nhắn tin và bình luận trực tuyến ngay trên hệ thống. Để luồng phối hợp trơn tru hơn, phần mềm còn tích hợp thành công với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết khác như Email, Drive, Microsoft, Calendar,…

Đặc biệt, báo cáo tự động trong Base Wework là một trong các tính năng được các nhà quản trị ưa thích nhất. Bạn sẽ luôn sở hữu trong tay hệ thống dashboard đầy đủ bao gồm báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, tỷ lệ phần trăm các công việc theo trạng thái,… Tất cả đều là những “cánh tay đắc lực” hỗ trợ cho quản lý dự án hiệu quả.